n8n E-Mail-Automatisierung mit Gmail: Die KI baut, ich korrigiere

Was diese E-Mail-Automatisierung macht

Eine Kundenanfrage kommt in Gmail an. n8n trägt sie als Zeile in ein Google Sheet ein, und unter der Mail wartet eine Antwort als Entwurf. Den Entwurf schreibt die KI, gesendet wird nichts, bevor ich auf Senden drücke.

Gebaut hat den Ablauf der n8n Assistant, der KI-Chat in n8n, aus einem einzigen Prompt. Danach habe ich jeden Schritt geprüft und korrigiert, was nicht passte. Ich habe n8n schon oft benutzt, meine Zeiten sind also keine Einsteigerzeiten: Vom Prompt bis zum letzten Lauf vergingen laut Dateizeiten rund 40 Minuten.

Das Wichtigste aus dem Test

• Fünf erfundene Testmails, vier Antwortentwürfe, nichts gesendet.
• Der Assistant baut den Großteil schnell. Spalten zuordnen, Entwürfe nachschärfen und jedes Ergebnis prüfen bleibt bei dir.
• Der Test-Knopf holt beim Gmail-Trigger nur die neueste Mail. Das sieht aus wie ein Fehler im Ablauf, ist aber keiner.
• Ein Zeitplan alle 5 Minuten sind 288 Läufe am Tag. Die 2.500 Durchläufe des Starter-Tarifs wären nach etwa 9 Tagen weg, stündlich reicht.

n8n Cloud oder selbst hosten?

Ich betreibe mein eigenes n8n auf einem Server. Für das Video habe ich eine frische Testphase von n8n Cloud genutzt.

Für einen ersten Ablauf würde ich mit Cloud anfangen: Die Anmeldung bei Google und die KI-Modelle funktionieren dort ohne Einrichtung. Die Testphase dauert 14 Tage und braucht keine Kreditkarte. Danach kostet Starter 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, mit 2.500 Durchläufen im Monat (Stand: 9. November 2026).

Läuft die Testphase ohne Upgrade aus, löscht n8n die Instanz. Lade deinen Ablauf vorher herunter, laut n8n geht das noch 90 Tage nach dem Ende. Mitnehmen kannst du ihn auch in ein selbst gehostetes n8n.

Selbst hosten: Die Software kostet nichts, aber du zahlst den Server und richtest für Gmail und Sheets ein eigenes Google-Projekt ein. Das kann ziemlich fummelig werden. Die Gateway credits, mit denen KI-Modelle ohne eigenen Schlüssel laufen, gibt es laut n8n nur in Cloud Starter, Pro und der Testphase. Den Unterschied erkläre ich im Ratgeber Was ist n8n?.

Die Testphase starten

Auf n8n.io über „Get Started“ zur eigenen Instanz, und der n8n Assistant ist gleich dabei. Oben zeigte meine Instanz 1.000 Durchläufe und 14 verbleibende Tage. Laut n8n hat die Testphase die Funktionen von Pro und die Rechenleistung von Starter.

Mein Prompt für den n8n Assistant

Diesen Prompt habe ich in den Chat des Assistants eingefügt. Im Video lese ich nur den Anfang vor, hier steht er vollständig. Die letzten beiden Sätze sorgen dafür, dass der Assistant bei einem Fehler anhält und vor dem Veröffentlichen fragt. Das hat er auch getan: „I won't publish it without asking you.“

Build a workflow called Client Email Drafts.

Trigger: Gmail, when a new email arrives with the label "Inquiries". I need the full email text, not just the snippet.

Step 1: Use an AI model with Gateway credits to read the email and return three fields: category (Good fit, Question or Not relevant), summary (one sentence) and draft (a short reply).

Step 2: Add a row to my Google Sheet "Inquiries" with date, sender, subject, category and summary.

Step 3: If the category is not "Not relevant", create a Gmail draft to the sender in the same thread, with the subject "Re:" plus the original subject. Never send anything.

If a step fails, stop. Ask me before you publish.

Gmail und Google Sheets verbinden

Der Assistant fragt nach den Zugängen zu Gmail und Google Sheets. In der Cloud reicht die Anmeldung mit Google, selbst gehostet ist das deutlich aufwendiger. Ich habe ein Testkonto benutzt, nicht mein echtes Postfach, und rate dir dasselbe. Lies bei der Freigabe durch, worauf n8n Zugriff bekommt.

Das Sheet „Inquiries“ hatte ich vorbereitet, mit einer Kopfzeile aus fünf Spalten:

• Date
• From
• Subject
• Category
• Summary

Was der Assistant gebaut hat

Der Assistant meldete einen fertigen Ablauf, noch nicht veröffentlicht, und er veröffentlicht nichts, ohne zu fragen. Die erste Fassung:

• Trigger: Gmail prüft jede Minute auf Mails mit dem Label Inquiries und holt den ganzen Text, nicht nur die Vorschau.
• KI-Schritt: GPT-5.4 mini über Gateway credits, ein eigener API-Schlüssel ist nicht nötig. Er liefert category, summary und draft.
• Sheet: eine Zeile in Inquiries mit Datum, Absender, Betreff, Kategorie und Zusammenfassung.
• Entwurf: eine Antwort in Gmail im selben Verlauf, an den Absender, Betreff „Re:“ plus der ursprüngliche Betreff. Gesendet wird nichts.

Dazu kamen zwei Dinge, um die ich nicht gebeten hatte:

• Duplikat-Check: Gmail liefert dieselbe Mail manchmal mehrfach. Deshalb legt der Assistant eine kleine Datentabelle „Processed Inquiry Emails“ an, merkt sich darin die ID jeder bearbeiteten Mail und überspringt alles, was schon drinsteht.
• Lesestatus: Der Ablauf nimmt gelesene und ungelesene Mails und markiert nichts als gelesen. Ab Werk holt der Gmail-Trigger laut n8n-Doku nur ungelesene Mails. Eine Anfrage, die du zuerst am Handy öffnest, ginge dann unter.

Getestet hatte der Assistant bis dahin nur mit erfundenen Daten. Gegen das echte Postfach und das echte Sheet war noch nichts gelaufen.

Spalten im Google Sheet zuordnen

Im Sheet-Schritt musste ich das Dokument „Inquiries“ selbst auswählen. Für die Spalten gibt es zwei Wege. „Map Automatically“ sucht eingehende Felder mit genau gleichem Namen. Das passt hier nicht, weil die Antwort der KI verschachtelt ankommt. Also „Map Each Column Manually“ und jedes Feld von Hand hineinziehen.

So stehen die fünf Spalten im fertigen Ablauf (weiter unten zum Kopieren):

„Execute Step“ zeigte danach alle fünf Felder belegt, noch mit den Beispieldaten des Assistants.

Erster Test mit einer echten Mail

Der erste Live-Test lief ohne Fehler, hat aber nichts getestet: Im Label lag noch keine Mail. Also habe ich eine erfundene Anfrage von meinem eigenen Konto ins Testpostfach geschickt. Sie bekam per Filter sofort das Label Inquiries:

I run a small yoga studio in Austin and I spend about five hours a week answering the same questions about classes and memberships. Can you help me automate that?

Testmail 1, erfunden: Maya, Yogastudio in Austin

Alle Schritte liefen mit den echten Konten durch. Absender und Uhrzeit stimmten, die Kategorie war Good fit, die Zusammenfassung passte. Unter der Mail lag ein Entwurf, der mit „Hi Maya, yes, we can likely help with that.“ anfing. Unterschrieben war er mit einem Platzhalter statt mit meinem Namen.

Der Duplikat-Check

Ein zweiter Lauf mit derselben Mail: Der Ablauf erkennt sie in der Datentabelle und hört auf. Keine zweite Zeile, kein zweiter Entwurf.

Der KI beibringen, wie sie antwortet

Die Anweisung für den KI-Schritt steckt in den Optionen des Knotens unter „Instructions“. Im Video übersehe ich sie erst. Der Assistant hatte nur eine kurze Anweisung geschrieben, ich habe sie durch eine ausführlichere ersetzt: drei Kategorien mit klaren Regeln, Entwürfe mit 60 bis 100 Wörtern, keine erfundenen Preise oder Termine, bei Unklarem genau eine Rückfrage, Unterschrift Lukas und zwei Beispiele für meinen Ton.

Die Regel für Good fit hat der Assistant später auf meinen Hinweis erweitert, mehr dazu unten. So steht die Anweisung im fertigen Ablauf:

You read one client email and return JSON with the fields category, summary and draft.

category:
- Good fit: a real person describes a project or problem they want paid help with, or a potential client asks about my price, rates or when I can start. Asking about price or availability means they are considering hiring me, so it is Good fit, not Question.
- Question: a real person asks a general question about how I work or what I do, without showing intent to hire, or the request is too unclear to tell.
- Not relevant: newsletters, sales pitches, link offers, automated mail.

summary: one sentence, what they want.

draft: the reply, written as Lukas, a freelance AI consultant.
- 60 to 100 words, plain and friendly, no buzzwords, no exclamation marks.
- Use their first name and refer to one concrete detail from their email.
- Never invent prices, dates, availability or promises. If they ask for a price, say I'll confirm it after a short call.
- If the request is unclear, ask one question.
- End by suggesting a short call. Sign off with Lukas.
- For Not relevant, leave draft empty.

Two examples of how I write. Match the tone, don't copy them:

Hi Anna,

Thanks for reaching out. Sending the same invoice reminders every week sounds like a good first thing to automate, and ten clients is a manageable start.

Before I say more, I'd like to see how you work today. Could we do a short call this week? Then I can tell you honestly whether it's worth building or whether a simpler fix does the job.

Best,
Lukas

Hi Tom,

Thanks for your message, that sounds like a lot of manual work. I'm not sure yet which part of your bookings you'd like to automate: the confirmations, the reminders or both?

If you tell me that, I can say whether I can help and what it would take. A short call this week works too, whatever is easier for you.

Best,
Lukas

Wie eine KI in deinem eigenen Ton schreibt, zeige ich im Video ChatGPT-E-Mails im eigenen Schreibstil. Nach allen Testläufen zeigte der KI-Schritt noch 1,99 $ Gateway credits an. In der Testphase lässt sich das Guthaben laut n8n nicht aufladen. Ist es leer, stellst du den Schritt auf einen eigenen API-Schlüssel um.

Vier weitere Mails: Was schiefging

Dann kamen vier weitere erfundene Mails ins Postfach: eine Preisfrage, ein Werbeangebot für Backlinks, eine vage Frage zur Website und eine Buchhalterin, die ihr Onboarding automatisieren will. Nach dem nächsten Klick auf „Execute“ hatte nur eine davon eine Zeile und einen Entwurf. Die anderen standen nicht einmal mit Not relevant im Sheet.

Die eine war Daniels Preisfrage:

Hi, what do you charge per hour and can you start next Monday?

Testmail 2, erfunden

Der Entwurf nannte keinen Preis und sagte den Montag nicht zu: „I can talk about hourly rates, but I'd prefer to confirm the right scope after a short call first.“ Genau dafür steht die Regel gegen erfundene Preise in der Anweisung. Eingeordnet hatte die KI die Mail aber als Question. Wer nach Preis und Starttermin fragt, ist für mich ein Good fit.

Mit dem Assistant repariert

Ich habe den Assistant gefragt, warum die anderen Mails keinen Entwurf bekamen, und die Einteilung korrigiert: Rates sollte Good fit sein. Daraufhin hat er die Regel in der KI-Anweisung erweitert. Zu den fehlenden Entwürfen seine Antwort: kein Fehler. Diese Mails liefen nie durch den Ablauf, denn ein Klick auf „Execute“ holt nur die neueste Mail mit dem Label.

Danach hat der Assistant den Ablauf umgebaut. Statt des Gmail-Triggers startet ihn ein Zeitplan, alle 5 Minuten. Ein Gmail-Schritt sucht mit dieser Abfrage:

label:Inquiries newer_than:30d -in:sent -in:drafts

Das sind alle Mails mit dem Label aus den letzten 30 Tagen, ohne Gesendetes und ohne Entwürfe. Die Datentabelle filtert die schon bearbeiteten heraus, erst dann holt der Ablauf den vollen Text.

Korrektur: Was der Test-Knopf wirklich macht

Im Video sage ich vorher, bei zwei gleichzeitigen Mails werde eine übersprungen. Das gilt nur für den Test-Knopf: Im manuellen Lauf holt der Gmail-Trigger laut Quellcode von n8n genau eine Mail, die neueste. Ein veröffentlichter Gmail-Trigger holt bei jeder Abfrage die neuen Mails, laut Doku bis zu 10 (einstellbar bis 50), den Rest bei der nächsten Abfrage.

Das Problem kam also vom Test, nicht von n8n. Den veröffentlichten Trigger habe ich im Video nicht live getestet.

Letzter Lauf und Veröffentlichen

Dann war der Assistant fertig und kündigte an, was ein echter Lauf tun würde: drei Zeilen im Sheet, zwei Entwürfe für Rachel und Pierre. Wichtig vor dem Einsatz: Ohne „Publish“ läuft nichts, auch kein Zeitplan. Gespeichert wird automatisch, live geht ein Ablauf laut n8n erst mit dem Veröffentlichen. Im Video habe ich nicht veröffentlicht.

Im letzten Lauf landete die Website-Frage von Pierre bei Question, das Backlink-Angebot bei Not relevant und Rachels Onboarding-Anfrage bei Good fit. In Gmail lagen danach die Entwürfe zum Prüfen, Ändern oder Löschen.

Der fertige Ablauf in neun Schritten

So sah der Ablauf nach der Reparatur aus. Die Namen der Schritte stehen so in n8n:

1. Every HourZeitplan, startet den Ablauf. Im Video lief er alle 5 Minuten, im JSON unten steht er auf einmal pro Stunde.
2. Find Inquiry EmailsGmail-Suche nach Mails mit dem Label aus den letzten 30 Tagen, gelesene und ungelesene.
3. Skip Already ProcessedLässt nur Mails durch, deren ID noch nicht in der Datentabelle steht.
4. Get Full EmailHolt den ganzen Text der Mail.
5. Classify and DraftKI-Schritt mit GPT-5.4 mini: category, summary und draft als JSON.
6. Log to Inquiries SheetSchreibt Date, From, Subject, Category und Summary ins Sheet.
7. Needs a Reply?Ist die Kategorie nicht Not relevant, geht es weiter zum Entwurf.
8. Create Reply DraftLegt den Entwurf in Gmail an, im selben Verlauf, Betreff „Re:“ plus Original.
9. Mark Email ProcessedTrägt ID und Zeit in die Datentabelle ein, auch bei Not relevant.

Den Ablauf als JSON kopieren

Kopieren, in n8n auf die leere Arbeitsfläche klicken und mit Strg+V einfügen (Mac: Cmd+V). Zugangsdaten, Sheet und Datentabelle habe ich herausgenommen, die wählst du selbst. Danach:

1. In Gmail ein Label „Inquiries“ anlegen, zum Beispiel per Filter auf die Adresse deines Kontaktformulars.
2. In n8n eine Datentabelle „Processed Inquiry Emails“ mit den Spalten message_id (Text) und processed_at (Datum) anlegen und in den Schritten „Skip Already Processed“ und „Mark Email Processed“ auswählen.
3. Zugänge für Gmail und Google Sheets wählen, im KI-Schritt Gateway credits oder einen eigenen OpenAI-Schlüssel.
4. Im Schritt „Log to Inquiries Sheet“ dein Sheet und das Tabellenblatt wählen.
5. Die KI-Anweisung auf deinen Namen, deine Arbeit und deinen Ton umschreiben.
6. Erst testen, dann veröffentlichen. Der Zeitplan steht schon auf einmal pro Stunde.

Nutzung auf eigene Verantwortung: Der Ablauf ist ein Beispiel aus meinem Test. Ich gebe keine Gewähr, dass er bei dir fehlerfrei läuft, und übernehme keine Haftung für Folgen seines Einsatzes, soweit das gesetzlich zulässig ist. Teste ihn mit eigenen Testmails, bevor du ihn veröffentlichst.

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      "parameters": {
        "resource": "draft",
        "subject": "=Re: {{ $(\"Get Full Email\").item.json.subject }}",
        "message": "={{ $(\"Classify and Draft\").item.json.output[0].content[0].text.draft }}",
        "options": {
          "threadId": "={{ $(\"Get Full Email\").item.json.threadId }}",
          "sendTo": "={{ $(\"Get Full Email\").item.json.from.value[0].address }}"
        }
      },
      "id": "71fac986-68d0-4e98-a0e1-9ae93df61b1a",
      "name": "Create Reply Draft",
      "type": "n8n-nodes-base.gmail",
      "typeVersion": 2.2,
      "position": [
        1328,
        0
      ]
    },
    {
      "parameters": {
        "dataTableId": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": ""
        },
        "columns": {
          "mappingMode": "defineBelow",
          "value": {
            "message_id": "={{ $(\"Get Full Email\").item.json.id }}",
            "processed_at": "={{ $now.toISO() }}"
          },
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              "required": false,
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            },
            {
              "id": "processed_at",
              "displayName": "processed_at",
              "required": false,
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        "options": {}
      },
      "id": "6d72a2f5-02e3-4141-b939-c822b4123383",
      "name": "Mark Email Processed",
      "type": "n8n-nodes-base.dataTable",
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  "connections": {
    "Every Hour": {
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        [
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            "index": 0
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        ]
      ]
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    "Get Full Email": {
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        [
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            "node": "Classify and Draft",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Classify and Draft": {
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        [
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            "node": "Log to Inquiries Sheet",
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            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Log to Inquiries Sheet": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Needs a Reply?",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Needs a Reply?": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Create Reply Draft",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "Mark Email Processed",
            "type": "main",
            "index": 0
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        ]
      ]
    },
    "Create Reply Draft": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Mark Email Processed",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
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      ]
    }
  },
  "settings": {
    "executionOrder": "v1",
    "binaryMode": "separate"
  }
}

Bevor du echte Kundenmails darüber laufen lässt

Richte den Ablauf nicht auf dein ganzes Postfach. Jede Mail, die durchläuft, ist ein KI-Aufruf. Ein Label reicht, und wenn dein Kontaktformular dir schon eine Mail schickt, ist das dein Auslöser.

Der Text deiner Kundenmails geht über n8n an den KI-Anbieter. Prüf, ob das zu deiner Arbeit passt, bevor du den Ablauf auf ein echtes Postfach loslässt.

Der Haken am 5-Minuten-Zeitplan

Der Zeitplan, den der Assistant vorgeschlagen hat, läuft alle 5 Minuten, ob eine Mail da ist oder nicht. Jeder Lauf zählt bei n8n als ein Durchlauf, egal wie viele Schritte er hat. Testläufe aus dem Editor zählten in meiner Instanz nicht, der Zähler stand nach allen Tests auf null.

Stell den Zeitplan vor dem Veröffentlichen auf einmal pro Stunde. Das sind 24 Läufe am Tag, rund 720 im Monat. Oder geh zurück zum Gmail-Trigger.

Mein Urteil

Mein letzter Bon aus dem Video:

Der Assistant hat mich schnell den größten Teil des Weges gebracht. Die Spalten zuordnen, die Entwürfe nachschärfen und jedes Ergebnis prüfen musste ich trotzdem selbst. Wenn du jede Woche die gleiche Art Anfrage beantwortest, lohnt sich der Ablauf. Bei zwei Mails im Monat lohnt er sich nicht.

Du willst so einen Ablauf für deine eigenen Anfragen, ohne ihn allein zu bauen? Genau dafür ist mein KI-Praxis-Sprint da.

Kapitel-Zusammenfassung

Eine redaktionelle Zusammenfassung, kein wörtliches Transkript. Das Video ist auf Englisch.

Quellen

Preise und Funktionen von n8n nur aus n8ns eigenen Seiten, mit Abrufdatum. Alles andere stammt aus meinem Test im Video.

n8n

• Preisseite: Starter, Pro, Testphase, Durchläufe, Gateway credits, abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Testphase und Tarife („Try free then choose a plan“), abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Gateway credits nutzen, abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Speichern und Veröffentlichen („Save and publish workflows“), abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Gmail Trigger (Lesestatus, Mails je Abfrage), abgerufen am 9.11.2026
• Quellcode: Gmail Trigger, der manuelle Lauf holt eine Mail, abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Abläufe exportieren, importieren, kopieren und einfügen, abgerufen am 9.11.2026
• Doku: Datentabellen, abgerufen am 9.11.2026

Google

• Gmail-Hilfe: Suchoperatoren (label:, newer_than:, in:), abgerufen am 9.11.2026

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